物流倉庫の現場で日々奮闘する管理者や実務担当者の皆様。
日々の業務でトラックの手配や、電話・FAXによる配車調整に膨大な時間を奪われていませんか。
特に配車業務は、熟練担当者の経験や記憶に依存する「属人化」が深刻な領域です。
配車の情報が現場で共有されていないと、倉庫側ではトラックの到着時間が読めず、作業員の手待ち時間や突発的な残業が発生してしまいます。
国土交通省の調査によれば、トラックドライバーの荷待ち時間は1運行あたり平均1時間以上にも及ぶと報告されており、これは現場の情報の分断が引き起こす必然的な結果と言えます。
本記事では、この深刻な課題を解決し、現場の生産性を劇的に向上させるための具体的な手法を解説します。
最新の成功事例を紐解きながら、明日から現場で実践できるデジタル化のプロセスと成功の秘訣をお伝えします。
配車業務が抱える「見えないコスト」と属人化のリスク
物流現場において、配車担当者は日々複数の運送会社とやり取りを行い、最適な車両を確保するという非常に難易度の高い業務を担っています。
しかし、その業務プロセスの多くは、いまだにアナログな手法に依存しています。
電話とFAXに依存したアナログな情報伝達
多くの企業では、配車の依頼や空車確認を電話やFAXで行っています。
運送会社からの回答を待つ時間や、言った・言わないのトラブル、さらにはFAXの送信ミスなど、非付加価値作業が日常的に発生しています。
また、運送会社ごとに異なるフォーマットの依頼書を作成する手間も、担当者の時間を大きく削っています。
熟練担当者への過度な依存による業務停止リスク
配車計画は、「どの運送会社がどのルートに強いか」「どの車両なら特定の荷姿に対応できるか」といった、担当者の頭の中にしかないノウハウに支えられています。
この属人化が進行すると、担当者が不在の際に業務が停止してしまうリスクがあります。
急な配車変更やトラブルが発生した際、他のスタッフでは状況が把握できず、迅速な対応が取れません。
倉庫現場への波及と作業効率の著しい低下
配車情報がデジタル化されていないと、倉庫の入出荷業務との連携が途切れます。
配車が確定した情報が倉庫側にリアルタイムで共有されないため、倉庫作業員はトラックが到着してから慌てて荷揃えを開始することになります。
結果として、計画的な人員配置ができず、現場の混乱や残業の常態化を招くのです。
物流の2024年問題によって労働時間の制約が厳しくなる中、このようなアナログな業務フローは早急に見直す必要があります。
参考記事: 配車計画とは？実務担当者が知るべき基本定義から属人化を脱却するDX手法まで完全ガイド
老舗企業に学ぶ解決策：MOVO Vistaによる配車業務のデジタル化
この属人化と非効率の連鎖を断ち切るために、どのようにアプローチすべきでしょうか。
ここで注目したいのが、「後藤回漕店、MOVO Vista導入で配車発注業務の工数を約40％削減。創業140年以上の老舗企業 …」という画期的なニュースです。
創業140年以上という長い歴史を持つ老舗企業であっても、長年の慣習を打破し、デジタルツールを活用することで劇的な業務改善を実現しています。
この事例の核となっているのが、株式会社Hacobuが提供する配車管理システム「MOVO Vista」の導入です。
運送会社とのやり取りをシステム上で一元化
MOVO Vistaの最大の強みは、荷主企業と運送会社をクラウド上のプラットフォームでつなぐ点にあります。
これまで電話やFAXで行っていた配車の依頼、受注の確認、配車確定の連絡を、すべてシステム上で完結させることができます。
システム画面を開けば、どの案件に対してどの運送会社が車両を手配できたかが一目で分かります。
これにより、確認のための電話や、FAXの到着を待つ無駄な時間が完全に排除されます。
誰でも配車状況がわかるリアルタイムな情報共有
システム上にデータが蓄積されることで、属人化の排除が可能になります。
配車担当者だけでなく、倉庫の管理者や実務担当者も、システムを通じてトラックの手配状況をリアルタイムで確認できます。
「今日の午後に何台のトラックが到着するのか」「どの荷物を積み込むのか」が可視化されるため、倉庫側は事前の荷揃えや人員の最適配置を計画的に行うことができます。
運送会社への支払いや請求確認業務の効率化
配車業務は手配して終わりではありません。その後の運賃計算や請求書の照合といった事務作業も大きな負担です。
システム上で配車実績がデータとして残るため、月次の請求書との突合業務が大幅に簡略化されます。
アナログな台帳管理から脱却し、正確なデータに基づく経理処理が可能になることも、業務工数削減の大きな要因となります。
参考記事: 属人化解消！ダイセーグループ／配車業務が1日3時間減、DX導入した企業の事例動画を公開から学ぶ改善手順
配車管理システム導入に向けた4つの実践プロセス
「後藤回漕店、MOVO Vista導入で配車発注業務の工数を約40％削減。創業140年以上の老舗企業 …」の事例のように、大きな成果を上げるためには、システムをただ導入するだけでなく、現場に定着させるための正しい手順を踏む必要があります。
ここでは、導入から運用定着までの具体的な実践プロセスを4つのステップに分けて解説します。
| ステップ | 実施項目 | 具体的なアクション | 達成される状態 |
|---|---|---|---|
| 1. 現状把握と課題抽出 | 業務フローの可視化 | 電話やFAXの回数や作業時間を計測し無駄を洗い出す | ボトルネックの特定と目標設定 |
| 2. 協力会社への説明 | 運送会社との協議 | システム導入の目的と双方のメリットを丁寧に説明する | 運送会社の理解と協力体制の構築 |
| 3. テスト運用とルール化 | 一部路線での先行導入 | 限定した運送会社とテスト運用を行い課題を修正する | 現場に即した運用マニュアルの完成 |
| 4. 本格運用とデータ活用 | 全社展開と継続改善 | 全運送会社へ展開し蓄積したデータを元に計画を見直す | 属人化の解消と継続的な工数削減 |
ステップ1：現状の業務フローを徹底的に可視化する
最初のステップは、自社の配車業務の現状を正確に把握することです。
1日に何回の電話をかけているのか、FAXの送信にどれだけの時間を費やしているのかを計測します。
また、担当者の頭の中にしかない「暗黙のルール」をヒアリングし、明文化することが重要です。
現状の無駄を数値化することで、システム導入による目標（例：工数40％削減）を明確に設定できます。
ステップ2：運送会社を巻き込みメリットを提示する
配車システムの導入において最も高いハードルとなるのが、協力会社である運送会社の理解を得ることです。
「新しいシステムを使うのは面倒だ」と反発されるケースは少なくありません。
ここで重要なのは、運送会社側にも明確なメリットがあることを提示することです。
- FAXの用紙代や送信の手間が削減される
- 依頼内容が明確になり言った・言わないのトラブルが防げる
- 配車確定のスピードが上がりドライバーの手配が楽になる
このように、強引にシステムを押し付けるのではなく、共に業務を効率化するパートナーとしての関係性を築くことが成功の鍵です。
ステップ3：スモールスタートで運用ルールを確立する
最初からすべての運送会社や路線で一斉にシステムを稼働させるのはリスクが伴います。
まずは特定の運送会社や、比較的運用がシンプルな路線に限定してテスト運用を開始します。
現場の担当者が実際にシステムを操作し、出てきた疑問点や不具合を一つずつ解消していきます。
この段階で、誰が、いつ、システムに入力するかという明確な運用ルールとマニュアルを作成します。
ステップ4：蓄積されたデータを倉庫の改善に繋げる
本格運用が軌道に乗れば、配車の属人化は解消されます。
次のステップは、システムに蓄積されたデータを活用した全体最適化です。
配車情報と倉庫の作業計画を連動させ、トラックの到着時間に合わせた荷揃えを徹底します。
さらに、トラック予約受付システム（MOVO Berth）と配車システムを連携させることができれば、情報のタイムラグは完全に消滅し、圧倒的な時間創出が可能になります。
参考記事: 物流DXの進め方とは？失敗しない5つの手順とメリットを徹底解説
導入により期待される圧倒的な改善効果（Before/After）
配車業務のデジタル化は、現場にどのような変化をもたらすのでしょうか。
「後藤回漕店、MOVO Vista導入で配車発注業務の工数を約40％削減。創業140年以上の老舗企業 …」の事例から読み取れる、定量・定性の両面にわたる具体的な改善効果を比較します。
| 評価項目 | 導入前のアナログ運用（Before） | システム導入後のデジタル運用（After） |
|---|---|---|
| 業務工数 | 年間膨大な電話・FAXと事務処理が発生 | 配車発注業務の工数を約40％削減し時間を創出 |
| 情報の共有 | 担当者しか状況が分からず属人化が深刻 | 全関係者がリアルタイムで手配状況を把握可能 |
| ミスとトラブル | 転記ミスや連絡漏れによる車両手配の遅れ | システム上での一元管理によりミスが激減 |
| 倉庫との連携 | トラックの到着が読めず手待ち時間が発生 | 事前の情報共有により計画的な荷役作業が実現 |
定量効果：約40％の工数削減がもたらす心理的余裕
最も分かりやすい効果は、配車発注業務にかかる時間が劇的に削減されることです。
電話での交渉やFAXの確認といった非付加価値作業がなくなることで、工数の約40％が削減されます。
これにより、配車担当者は浮いた時間を新規運送会社の開拓や、積載率の向上に向けた分析など、より高度で付加価値の高い業務に充てることが可能になります。
定性効果：属人化の完全解消とホワイト物流への貢献
定性的な効果として、配車担当者の心理的負担が大幅に軽減されます。
「自分が休むと現場が回らない」というプレッシャーから解放され、誰もが同じ情報を基に業務を進められる環境が整います。
また、言った・言わないのトラブルがなくなることで、運送会社との関係性も改善されます。
結果としてトラックドライバーの待機時間も減少し、国が推進する「ホワイト物流」の実現に大きく貢献することになります。
参考記事: 属人化を解消！チェリオコーポレーション、MOVO BerthとMOVO Vistaの連携導入で年間約1,200時間…
まとめ：現場主導で進める物流改革の成功の秘訣
本記事では、「後藤回漕店、MOVO Vista導入で配車発注業務の工数を約40％削減。創業140年以上の老舗企業 …」というニュースをヒントに、配車業務のデジタル化による現場改善の手法を解説しました。
老舗企業が長年の歴史の中で培ってきたノウハウは貴重ですが、それに固執してアナログな運用を続けることは、2024年問題に直面する現代の物流現場において大きなリスクとなります。
システムはあくまでツールであり、それを使いこなすのは現場の人間です。
成功の最大の秘訣は、配車部門だけでなく、倉庫部門や協力会社の運送会社を巻き込み、「サプライチェーン全体の最適化」を目指す視点を持つことです。
まずは自社の配車業務の無駄を可視化することから始めてみてください。
小さな改善の積み重ねが、やがて工数40％削減という大きな成果を生み出す第一歩となるはずです。
